Тендерна документація

Тендерна документація – набір документів, в якому містяться умови конкурсу та майбутнього контракту. При проведенні торгів замовники та учасники (постачальники) повинні діяти строго відповідно до даної документації.

Всі діючі норми, правила або процедури застосовуються тільки в тому випадку, якщо це вказується в тендерній документації.

Тендерна документація – встановлені форми для заповнення документів: форма заявки, форма інформації, банківська гарантія (якщо така вимагається), форма тендерної заявки тощо.

Необхідні документи для участі в тендері:

  • довідка про відсутність судимості (несудімості);
  • довідка (або виписку) виданих відповідним органом Міністерства юстиції про те, що юридична особа не є банкрутом;
  • виписка з ЄГРПОУ про відсутність запису про банкрутство та повідомлення про припинення юридичного діяча.
  • Базовий пакет оформлення тендерної документації включає в себе:
  • опис умови договору, який укладається з переможцем тендеру, або проект такого договору;
  • запрошення на участь у тендері, з посиланням на інструкції постачальників, умови договору та замовлення на поставку продукції, послуги або роботи;
  • інструкції постачальникам;
  • інформаційні картки, що визначають порядок підготовки та подання заявки на участь у тендері;
  • вимоги, які замовник пред’являє до замовлення на поставку продукції або послуг – найменування продукції, графік її постачання, обсяг кожної назви продукції. Крім того, в вимогах присутні посилання на стандарти якості, технічні умови, і так далі.

Крім стандартного пакета документів, для участі в тендері кожен учасник повинен подати такі документи:

  • копії установчих документів;
  • копії свідчень про державну реєстрацію;
  • баланс на останню звітну дату (якщо підприємство збиткове, то це не допускається до участі у тендері);
  • довідки з податкової інспекції про те, що підприємство не має заборгованості перед державним бюджетом;
  • закази на відповідальних особах (представників підприємства);
  • копії ліцензій та патентів – для тих випадків, якщо сфера торгів попадає під визначення ліцензійної діяльності;
  • інші документи, перелік яких змінюється, залежно від тендера. Це можуть бути різні довідки з банків, економічні розрахунки, і так далі.